De quoi faut-il tenir compte après le début du projet?

Le contrat de subvention conclu entre les porteurs et porteuses de projet et Movetia régit toutes les conditions relatives à la mise en œuvre d’un projet. 
Le guide qui fournit des informations détaillées sur l’organisation et le déroulement des mobilités fait partie intégrante du contrat de subvention. Il décrit par ailleurs les relations entre les porteurs et porteuses de projet et les institutions partenaires, les écoles d’accueil et les étudiant-e-s en tant que bénéficiaires finaux. 
Movetia se tient en outre à leur disposition pendant toute la durée du contrat pour répondre à leurs questions et les conseiller.

Quelles étapes faut-il franchir avant d’entamer un stage?

Après la signature du contrat de subvention, les porteurs et porteuses de projet entrent en contact avec leurs partenaires de coopération afin d’organiser les mobilités. Il convient également d’établir au plus vite le contact entre l’institution de placement et les directeurs/-trices des écoles d’accueil, afin de déterminer les dates de la mobilité, les enseignant-e-s d’accueil, l’encadrement des étudiant-e-s, le déroulement du stage, etc.
La convention de mobilité doit être remplie avant le début du stage et signée par l’institution d’envoi, le/la stagiaire et l’école d’accueil. 
Les étudiant-e-s qui prévoient d’effectuer un stage sont prié-e-s de contacter au plus vite leur école d’accueil ou l’enseignant-e d’accueil. Ils organisent leur transfert et leur hébergement en collaboration avec l’institution d’envoi ou l’école d’accueil et se préparent à leur échange.

Les éventuelles demandes de subvention pour personnes ayant des besoins spécifiques doivent également être soumises à Movetia avant le début de la mobilité. 

Que se passe-t-il en cas de modification du projet?

Les porteurs et porteuses de projet doivent immédiatement informer Movetia de tout changement. Certains d’entre eux nécessitent une modification du contrat.

En cas d’interruption d’une mobilité, Movetia décide s’il faut adapter ou restituer la subvention. L’interruption doit en outre être mentionnée dans le rapport final.

Comment établir le rapport final?

Toute activité de mobilité fait l’objet d’un rapport final une fois arrivée à son terme. Ce rapport doit être envoyé à Movetia dans les 60 jours suivant la fin du projet.

Movetia met à disposition les documents correspondants en temps voulu. Pour tous les rapports, il faut utiliser les formulaires de l’appel à projets concerné (année du dépôt de la demande).  

Les rapports d’expérience des stagiaires ainsi que le rapport final des porteurs et porteuses de projet sont remis à Movetia.

De quoi faut-il tenir compte lors de la promotion du programme et de la publication des résultats du projet?

Pour garantir la visibilité du programme, il faut mentionner le soutien financier de Movetia dans toutes les publications en lien avec le projet. Il est alors impératif d’utiliser le logo de Movetia que vous trouverez ici: