Tout chœur d’enfants ou de jeunes intéressé par un échange peut être inscrit sur la plateforme d’échange par son chef. Movetia le met ensuite en contact avec un chœur d’une autre région linguistique qui s’est aussi inscrit sur la plateforme et dont l’âge des participants, l’idée de projet (c.-à-d. les idées de son chef) ou encore la taille sont similaires.

Dès que deux chœurs sont mis en relation, ils peuvent planifier un concert en préparant un programme et en effectuant les démarches nécessaires à sa représentation. Ils peuvent ensuite déposer une demande de financement pour les charges supplémentaires découlant du projet d’échange, notamment pour ce qui est du voyage, du logement (au cas où tous les participants ne peuvent pas dormir chez l’habitant), du concert (par ex. location de la salle de représentation, publicité). Pour ce faire, ils remplissent un formulaire. Le chef de chœur qui organise le concert peut également obtenir un soutien pour la planification et la préparation.

La demande est alors contrôlée sur le plan de la forme par Movetia, puis sur le plan du contenu par la Fondation Sophie et Karl Binding, en concertation avec l’Association SKJF. L’examen d’une demande dure au maximum deux mois. Si la demande est approuvée, le chœur accueillant et le chœur accueilli reçoivent un soutien financier pour leur projet. Le chœur accueillant peut rendre visite au chœur accueilli ultérieurement.

À la fin du projet, un rapport dans lequel est présentée la manière dont les fonds obtenus ont été investis doit être rédigé.

Un document d’aide à l’organisation et des phrases typiques (français-allemand et français-italien) ont été mis à la disposition des organisateurs de l’échange.

Communication externe

Afin de promouvoir la visibilité du programme, les publications en lien avec le projet doivent mentionner le soutien Movetia et de la Fondation Binding.

Les logos de Movetia, de la Fondation Binding, de l'Association Suisse pour la Promotion des Choeurs d'enfants et de Jeunes et du programme EchangeChoeurs devraient être utilisés à cet effet.