Du démarrage du projet à la clôture du projet

Chaque phase du projet a ses particularités. Pour une meilleure compréhension, nous présentons les points principaux et les dispositions correspondantes en matière de qualité.

Modalités de financement

A l’établissement de la convention de subvention, une contribution financière maximale est fixée. Une première tranche correspondant à 40% de la contribution allouée est versée lors du démarrage du projet (au plus tard 30 jours après la signature du contrat). Pour le paiement de la 2ème tranche, l'institution de gestion du projet doit prouver qu'au moins 70% de la 1ère tranche à 40% a été versée aux participants. Au terme du projet, Movetia contrôle si la troisième tranche (jusqu’à concurrence des coûts effectifs ou correspondant au maximum au 20% restant de la contribution allouée) est versée ou si une restitution est demandée.

Démarrage du projet

Conformément aux dispositions contractuelles, tous les projets démarrent, après approbation, le 1er juin. Dans le cadre d’une séance obligatoire pour tous les porteurs de projet, les documents concernant l’assurance qualité sont préparés et mis à disposition. Ces documents font office et en même temps d’attestation de mobilité. La séance sert également de plateforme de réseautage pour les porteurs de projet.

Préparation

Afin d’assurer la qualité du projet, tous les partenaires impliqués (institution d’envoi, participants, partenaire mandaté, institution de placement, institution d’accueil) doivent être informés sur le projet, sur les compétences à acquérir et les résultats d’apprentissage ainsi que sur les exigences en matière de qualité.

Les participants à des projets de mobilité s’engagent contractuellement à élaborer un accord d’apprentissage / un programme de travail. Les résultats d’apprentissage visés apportent une plus-value aux participants et se basent sur la formation du pays d’origine.

Une préparation des participants aux différences interculturelles doit être organisée avant ou pendant le séjour de mobilité à l’étranger. Les principales informations sur le pays et les habitants, sur les assurances, les urgences ainsi que les coordonnées des personnes de contact de l’institution d’envoi et d’accueil doivent leur être communiquées. De cette manière, les attentes peuvent être adaptées à la réalité. Lors de séjours de longue durée, un débriefing doit en outre être organisé avec les participants après le retour en Suisse. La question des assurances doit également être traitée par les porteurs de projet et les participants.

Mise en œuvre

Pendant le séjour, le système d’encadrement des participants doit être garanti. Les participants doivent pouvoir joindre les personnes de contact pendant la durée de leur séjour. Les participants mineurs peuvent être accompagnés. Les personnes accompagnatrices ne sont pas tenues d’accomplir un programme de travail. Néanmoins, leur fonction doit être compréhensible et proportionnelle. 

Suivi du projet

Les compétences acquises lors du séjour à l’étranger doivent être attestées et reconnues comme plus-value. La validation du séjour peut être effectuée par le biais d’une attestation, d’un certificat de travail ou par l’Europass Mobilité.

Après le séjour à l’étranger, un feed-back des participants est sollicité. Leurs avis sont intégrés au monitorage interne du projet.

Le projet dispose d’une évaluation interne et décrit les résultats obtenus pendant le projet. Ces résultats servent de base pour la diffusion, laquelle fait partie intégrante de la convention de subvention, et pour la formulation de mesures d’amélioration pour un projet consécutif. La promotion du projet et la diffusion des résultats doivent être effectuées par différents canaux et viser divers groupes cibles (participants potentiels à des projets de mobilité mais aussi organes et institutions du domaine de la formation).

Le matériel de diffusion peut être envoyé régulièrement à l’adresse suivante : formation.professionnelle@movetia.ch

Clôture du projet

Pour clore le projet, un rapport final, avec les annexes convenues, doit être présenté dans un délai de 60 jours après la fin contractuelle du projet (31.05.xy). Movetia contrôle ce rapport sur la base de critères formels, financiers et de contenu.

Sur la base de l’examen final, le montant restant est versé ou une restitution est demandée.

Echéances

Les échéances principales pour la réalisation d’un projet :

  • 1er juin 2019 : démarrage du projet
  • 23 mai 2019 : réunion de lancement pour tous les porteurs de projet de l’appel à projets 2018
  • 31 mai 2020/2021 : fin contractuelle du projet (tous les projets de mobilité doivent être terminés jusqu’à cette date. Des prolongations de la convention sont possibles au moyen d’une demande de modification).
  • fin juillet 2020/2021 : le rapport final, avec les annexes convenues, doit être présenté dans un délai de 60 jours après la fin contractuelle du projet. Pour certains projets, un rapport intermédiaire est également demandé. Les documents peuvent être transmis sous forme numérisée via We transfer.

Information aux porteurs de projet de l'appel à projets 2017


Sur demande, nous remettons volontiers par voie électronique les documents suivants : contrat avec les participants au programme de mobilité*, accord d’apprentissage* et/ou programme de travail*, engagement qualité*, rapport final pour les porteurs de projet et les participants* au programme de mobilité.

Le rapport final, y compris le Mobility Manager et la preuve de mobilité*, doit être soumis avant le 31.07.2019.

Contact

E-mail
+41 32 462 00 50