Die Leiterin oder der Leiter eines Kinder- oder Jugendchors, der an einem Austausch interessiert ist, registriert den Chor auf der Austausch-Plattform. Wenn sich ein Chor aus einer anderen Sprachregion ebenfalls eingeschrieben hat, der von der Altersstufe, der Projektidee (d.h. den Vorstellungen des Chorleiters/der Chorleiterin), der Grösse des Chors, etc. passen könnte,  schlägt Movetia diesen als Partner-Chor vor.

Wenn sich zwei Chöre gefunden haben, können sie gemeinsam ein Konzert planen, mit Programm des Konzerts und den organisatorischen Schritten, die es braucht, damit das gemeinsame Konzert stattfinden kann. Dann können sie  einen Finanzierungsantrag stellen für den Zusatzaufwand, der sich aus dem Austauschprojekt ergibt, insbesondere mit Reisen, Übernachtung (falls keine oder nicht alle Teilnehmenden in einer Gastfamilie logieren können), dem gemeinsamen Konzert (z.B. Konzertraum-Miete, Werbung vor Ort, etc.). Dazu füllen sie ein weiteres Web-Formular aus. Zudem ist eine Unterstützung an den Aufwand  des organisierenden Chorleitenden für Planung und Vorbereitung möglich.

Movetia prüft diesen Antrag formell, die Sophie und Karl Binding Stiftung prüft ihn in Absprache mit dem Verein SKJF inhaltlich. Die Prüfung eines Antrags dauert maximal zwei Monate. Wenn der Antrag gutgeheissen wird, erhalten der Gastchor wie auch der gastgebende Chor einen finanziellen Beitrag für das Projekt. Zu einem späteren Zeitpunkt ist dann ein Gegenbesuch möglich, wo der Gastchor zum gastgebenden Chor wird und umgekehrt.

Nach Abschluss des Projekts wird ein kurzer Schlussbericht erwartet, der zeigt, wie die erhaltenen Gelder eingesetzt wurden. Dokumente mit Tipps zur Organisation sowie nützlichen Sätzen (Deutsch-Französisch & Deutsch-Italienisch) stehen den Organisierenden zur Verfügung.