Die Sprachassistenzpersonen werden je nach Gastland an verschiedene Schulstufen vermittelt. In einzelnen Fällen kann die Sprachassistenzperson mehr als einer Schule zugewiesen werden, um ihr einen vielfältigeren Aufgabenbereich anzubieten oder um dem Bedarf mehrerer Schulen Rechnung zu tragen. Zwischen der Sprachassistenzperson und den Schulbehörden wird eine Vereinbarung unterzeichnet, in der die Anstellungsbedingungen sowie die Rechte und Pflichten der beiden Vertragsparteien festgehalten werden.
Die Schulbehörden bezeichnen einen Mentor bzw. eine Mentorin, die für die fachliche und persönliche Betreuung der Sprachassistenzperson verantwortlich ist. Sie definieren zudem - in Absprache mit der Sprachassistenzperson - die von ihr zu übernehmenden Aufgaben.
Die Anstellungszeit beträgt je nach Gastland zwischen sechs und elf Monate. Die Unterrichtsverpflichtung beträgt in der Regel 12 Stunden pro Woche.
Die Sprachassistenzpersonen werden vor ihrer Abreise und zu Beginn ihres Aufenthaltes im Gastland im Rahmen von Vorbereitungs- und Einführungsseminaren auf ihre Tätigkeit vorbereitet. Am Ende der Assistenzzeit werden die Teilnehmenden gebeten, an einer Befragung teilzunehmen und die gemachten Erfahrungen zu bewerten. Diese Befragung dient der Qualitätskontrolle und der kontinuierlichen Verbesserung des Angebots.